Det papirløse kontor kræver disciplin og nye rutiner

Om to år modtager vi kun e-fakturaer, mener minkavler og svineproducent Henrik Hansen, Kibæk, der har brugt Summmax i et års tid.

»Jeg kan udmærket se ideen med det papirløse kontor. Det er dejligt at slippe for mapper og bunker på skrivebordet, men det er ikke helt uproblematisk at skifte.«

Med sine 34 år hører Henrik Hansen til den aldersgruppe, som er vokset op med it, og han var da heller ikke afvisende, da han fra sin regnskabsrådgiver i Heden & Fjorden blev opfordret til at bruge programmet Summax. Siden da har han modtaget en stigende mængde af fakturaer i elektronisk form - som e-fakturaer, ligesom han nu bruger e-arkiv til arkivering af ikke alene fakturaer, men en lang række dokumenter.

»Man skal vænne sig til nogle nye rutiner for at sikre sig, at tingene bliver gjort rigtigt. Det er en udfordring af få system i tingene, så man ikke overser noget eller begår fejl i betalingen,« siger Henrik Hansen, der driver minkavl med 1.200 tæver og feder cirka 3.600 slagtesvin fra 30 kg om året. Han dyrker cirka 65 hektar med korn til eget foder.

Stadig mindre papir

En gang om ugen bruger han et par timer ved pc’en på at få overblik, sætte fakturaer til betaling, scanne bilag ind osv. Endnu sparer han ikke en masse tid på brugen af Summax i forhold til tidligere, men det kører allerede mere smidigt end i begyndelsen.

Henrik Hansen modtager lige nu fakturaer på tre måder, nemlig som e-fakturaer samt pr. mail og med almindelig post. Dertil kommer, at bl.a. foder og grise betales automatisk via LeverandørService med direkte kontering i Ø90, som også Summax er en del af.

»Cirka 10-15 procent af fakturaerne er stadig på papir - især fra mindre leverandører eller håndværkere. Men om et par år regner jeg stærkt med, at alt foregår elektronisk,« siger han.

Smartphonen giver hver gang besked om en ny e-faktura, og mobilen kan også bruges til både at se og sætte fakturaen til betaling, men den mulighed bruger Henrik Hansen ikke meget endnu. Han foretrækker, at til han kan tjekke tallene i samme arbejdsgang.

»Jeg har anskaffet mig en ekstra skærm til pc’en, så jeg kan have både e-arkivet og netbank åben samtidig. Det er en fordel, når jeg skal taste tallene over fra e-fakturaen til netbank. Der arbejdes på at udvikle systemet, så tallene kan overføres til netbank automatisk, og det vil bestemt være en lettelse,« siger Henrik Hansen.

E-arkiv praktisk

»Jeg savner ikke mapperne,« tilføjer den midtjyske landmand, der hilser e-arkivet velkommen som det praktiske sted, hvor ikke alene betalte fakturaer opbevares.

»Eksempelvis har jeg lige fået en ny vandingstilladelse, som ligger der sammen med E-kontrol, byggeblade, miljøgodkendelser og andre vigtige dokumenter.«

Forsiden lige nu

Seneste videoer

Se alle