Det digitale regnskab har vist sit værd under Corona

Corona-pandemien har sat en dagsorden, der betyder, at de digitale løsninger er blevet taget i brug i langt højere grad end tidligere, og de store fordele ved de digitale muligheder er blevet synlige.

Hos regnskabsafdelingen i Agri Nord har den digitale bilagshåndtering eRegnskab Summax løst både de ansatte og kundernes udfordringer i en tid, hvor det har været umuligt at mødes fysisk, og hvor de ansatte i Agri Nord har været nødt til at arbejde hjemmefra.

"Vi er afhængige af, at vores kunders bilag følger med os, når vi skal arbejde hjemmefra. Når det ligger i Summax, kan vi arbejde for alle vores kunder, alle steder, så længe vi har en computer", fortæller regnskabsassistent Susanne K. Danielsen.

Lettere arbejdsgang

At bilagene ligger digitalt i et elektronisk arkiv betyder ikke alene, at assistenten kan arbejde med dem, uanset hvor hun er.

Det betyder også, at både kunden og assistenten kan finde og se bilagene samtidigt, da bilaget ikke ligger i en mappe hos én af dem.

"Hvis vi, sammen med kunden, skal tale om et bilag, kan vi åbne det samme dokument i Summax og herefter afklare de spørgsmål, der måtte være. Og skulle der mangle nogle bilag, sender jeg en liste til kunden, og herefter kan de hurtigt finde de manglende bilag i deres mail og sende dem i Summax", fortæller Susanne K. Danielsen.

Færre print og mere tid

Summax har flere fordele for landmanden, men i Agri Nord oplever regnskabsassistenterne, at der er to ting, landmanden påskønner mest.

Det ene er, at de slipper for at printe deres bilag, og det andet er, at de slipper for at arrangere dem efter kontoudtog op til momsen. Dette frigiver en del tid, som mange sagtens kan finde noget andet at bruge til.

"En af mine nyopstartede kunder glæder sig allerede til at printe mindre. Det giver plads i kontoret til de mere kreative sysler, hun gerne vil bruge mere tid på", siger Susanne K. Danielsen.

Behøver ikke være digital verdensmester

Man kan bruge Summax på forskellige niveauer. Regnskabsassistent Gitte Pedersen har mange kunder, der bruger systemet, og de bruger det på forskellige måder, afhængigt af hvad der passer dem.

"Nogen styrer selv deres bilag via Summax. Andre videresender deres bilag via mail og en app på telefonen, og nogle afleverer deres bilag hos mig, og så scanner jeg dem ind. Har man det bedst med papir og gerne vil fortsætte med at gøre sådan, så scanner jeg gerne bilagene ind i Summax for dem", fortæller Gitte Pedersen.

Hjælp til at komme i gang eller videre

Agri Nords digitaliseringskonsulent Elin Gundersen er klar til at hjælpe med at finde den grad af digitalisering, der passer den enkelte.

"Selvom man ikke er verdensmester udi den digitale verden, vil vi meget gerne hjælpe landmændene i gang med Summax", siger digitaliseringskonsulenten.

Hun har oprettet en række infomøder via systemet Teams over computeren, hvor alle er velkomne til at få en præsentation af, hvad Summax er. Det foregår den 26. januar i flere forskellige tidsrum. .

Hvis man allerede bruger Summax, kan man deltage i workshops, hvor deltagerne deler erfaringer med hinanden. Det foregår tirsdag d. 2. februar og torsdag den 11. februar også i flere forskellige tidsrum.