Hverringe Gods er med hjælp fra Patriotisk Selskab gået i gang med at tilpasse sig den kommende nye lovgivning om persondata.
Om godt et år - den 25. maj 2018 - træder en ny lov om håndtering af persondata i kraft, som betyder, at virksomheder skal ændre markant på den måde, personoplysninger – som fx medarbejderes eller samarbejdspartneres private adresse, telefonnummer og personnummer - deles og behandles på.
Regnskabschef Ulla Hansen fra Hverringe Gods er i samarbejde med Patriotisk Selskab gået i gang med at forberede sig på den nye lovgivning.
”Selvom persondataforordningen umiddelbart kan virke stram, så har den jo faktisk et vigtigt formål: Nemlig at beskytte det enkelte menneske. Én ting er, at vi som virksomhed kan blive straffet med bøde, hvis ikke vi overholder de kommende regler, men vi retter også ind efter loven af respekt for bl.a. vores medarbejdere, som vi har personoplysninger på. Derudover kan det føre til rigtig skidt omtale, hvis der skulle ske lækage af personoplysninger - men når man tilpasser sig de nye regler, mindskes risikoen for dette jo væsentligt”, siger regnskabschef Ulla Hansen fra Hverringe Gods i en pressemeddelelse.
Mange opgaver
Hverringe Gods’ første skridt var at finde ud af, hvad den nye lovgivning konkret betyder i deres tilfælde. Derfor fik de Patriotisk Selskab på besøg.
"I praksis betyder den nye lovgivning bl.a., at vi skal udarbejde en lang række skriftlige arbejdsgangbeskrivelser, der omhandler, hvordan vi fremover vil behandle personoplysninger, og dernæst skal vi realisere dette ved faktisk at gøre, som vi har beskrevet.
"Derudover skal vi have udryddet alt det, som vi ikke må – helt lavpraktisk kan vi fx ikke længere have fødselsdagslister hængende fremme uden samtykke fra medarbejderne, da de indeholder personoplysninger."
"Vi har også investeret i et krypteringsprogram for at forbedre IT-sikkerheden, og jeg er gået i gang med at kassere gamle lønmapper på loftet. På længere sigt skal vi også have ændret i vores procedure ved ansættelse af nye medarbejdere, så vi bl.a. fra start får samtykke til at benytte medarbejderens personoplysninger i forskellige henseender."
"Det, der startede hele vores arbejde med at tilpasse os persondataforordningen, var, da vi købte et nyt program til elektronisk arkivering. Her sørgede vi fra start for – ud fra de kommende persondataregler – at definere, hvem der skulle have rettighed til at bruge programmet. For med de nye regler skal argumenterne jo være i orden, før nogen får adgang til dokumenter med personoplysninger. Ved at vi fra start har tilpasset os de nye regler, skal vi ikke senere gå ind og lave om på noget”, fortæller Ulla Hansen.
"Det er en udfordring at prioritere de mange opgaver, der følger med at tilpasse os de nye regler, ved siden af den daglige drift," siger Ulla Hansen.
Faktaboks
Patriotisk Selskab har planlagt tre arrangementer om den nye persondataforordning: I Kerteminde den 10. maj, i Borup den 16. maj og i Vejle den 17. maj.
